Taloushallinnon ammattilaisena saattaa usein kuulla kysymyksen: ”Mikä ihmeen Peppol?”. Jos et ole vielä ehtinyt tutustua tähän aika ajoin esiin nousevaan termiin, ei huolta – olet aivan oikeassa paikassa. Tässä tekstissä avaamme Peppolin tarkoitusta ilman ylimääräisiä teknisiä yksityiskohtia, ja selitämme, miksi tämä kansainvälinen standardi tulee ajankohtaiseksi useimmille suomalaisillekin yrityksille jo aivan lähivuosina.
Peppol pähkinänkuoressa
Peppol-termi, jota nähdään kirjoitettavan vielä myös sen vanhalla kirjoitusasulla PEPPOL, tulee sanoista Pan-European Public Procurement On-Line. Peppol nimitystä käytetään puhuttaessa sekä eurooppalaisesta sanomanvälityksen standardista että sanomia välittävästä verkostosta. Käytännössä kyse on samasta asiasta kuin suomalaisessa verkkolaskutuksessa, jossa meille jo paljon tutumpana standardina toimii Finvoice (tai TEAPPS) ja välittäjäverkostona joko operaattoriverkosto tai pankit.
Verkkolaskujen välityksen ohella Peppol-verkosto mahdollistaa muidenkin liiketoimintasanomien, kuten hankintasanomien ja tilausvahvistusten vaihdon organisaatioiden välillä. Peppol-verkosto ei ole siis sidottu ainoastaan laskusanomien välitykseen, vaan verkostossa voidaan välittää laajasti liiketoiminnan prosesseihin liittyviä muitakin sanomia, mikä on yksi Peppolin suurimmista hyödyistä ja mahdollisuuksista. Peppolin tarkoitus on automatisoida ja tehostaa tiedonvaihtoa, vähentää manuaalisia virheitä ja tuoda kansainvälinen kauppa digiaikaan.
Tähän mennessä verkkolaskutus on Suomessa toiminut loistavasti kotimaisilla malleilla, mutta koska maailma ei lopu Suomen rajalle, tarvitsemme käyttöömme standardin, joka puhuu samaa kieltä kansainvälisesti. Tähän tarpeeseen Peppol vastaa niin laskujen kuin tilaussanomienkin osalta.
Miksi Peppolista puhutaan juuri nyt?
Suomessa Peppolista on alettu viime aikoina puhua taas lisääntyvissä määrin. Valtionhallinto otti Peppolin laajemmin käyttöön 1.4.2024 alkaen, ja edellyttää tulevaisuudessa valtioille tehtävien tilausten yhteydessä Peppol-muotoisten tilaussanomien käyttöä. Valtionhallinnon tavoitteena on, että julkisten hankintojen tilauksissa ja laskutuksessa olisi siirrytty Peppol-standardin piiriin vuoteen 2026 mennessä. Lisäksi, kyseessä ei ole vain julkinen sektori – myös kansainväliset yritykset ja vientikauppaa käyvät toimijat alkavat entistä enemmän vaatia Peppol-yhteensopivuutta.
Käynnissä on siis siirtymäaika, jonka aikana yritysten tulisi ottaa Peppol haltuun, mikäli haluaa pystyä vastaamaan julkishallinnon tai suurempien yritysten kaupankäynnin vaatimuksiin myös lähitulevaisuudessa. Jos yrityksesi laskuttaa nyt ulkomaisia asiakkaita tai julkishallinnon yksiköitä, Peppol-verkkolaskutus saattaa siis tulla hyvinkin tutuksi jo tänä vuonna.
Peppolin hyödyt yrityksellesi
Mitä hyötyä Peppolista sitten voisi olla teidän yrityksessänne? Tässä muutama syy, miksi Peppol voi olla yrityksellesi hyvä juttu:
Kansainvälisyys ja yhteensopivuus. Peppol toimii yli maiden rajojen. Se on käytössä jo yli 90 maassa ja mahdollistaa sujuvan laskutuksen ja tilaussanomien välityksen maiden ja eri järjestelmien välillä. Lasku, joka täällä noudattaa Finvoice-standardia, muuntuu Peppolissa saumattomasti käyttäjän vastaanottamaan muotoon.
Manuaalisen työn vähentyminen. Standardoidut sanomat vähentävät laskutuksen ja tilausten virheitä. Tämä tarkoittaa vähemmän aikaa hukattuna puuttuvien tietojen etsiskelyyn ja korjaamiseen.
Tehokkuus ja kustannussäästöt. Automaation myötä manuaalisia prosesseja voidaan suoraviivaistaa, mikä vapauttaa henkilöiden aikaa tuottavampiin tehtäviin.
Laajempi sanomavalikoima. Peppol ei rajoitu vain laskuihin. Verkoston kautta voi välittää myös tilauksia, toimitusvahvistuksia ja muita liiketoimintasanomia.
Tässä kohtaa jollekin saattaa herätä kysymys vuosikymmeniä käytössä olleiden EDI-sanomien roolista tilaussanomien välityksessä. EDI-sanomat sinänsä ovat toimiva tapa liiketoimintasanomien välittämisessä, mutta niiden käyttämiseksi tulee aina erikseen rakentaa yhteys kahden organisaation välille. Yhteys tulee myös paitsi testata, mutta myös hallinnoida erikseen kussakin organisaatiossa. EDI-sanomien välitykselle ei ole siis olemassa vastaavaa verkostoa, joka toimisi kerran rakennetun yhteyden kautta, kuten Peppol-verkosto on.
Miten Peppoliin pääsee mukaan?
Jos yrityksessäsi verkkolaskut kulkevat jo sujuvasti, Peppoliin siirtyminen ei ole suurikaan ponnistus. Peppol-sanomien välitykseen tarvitaan verkkolaskujen tavoin operaattori, jota saatat Peppol-keskustelun yhteydessä nähdä kutsuttavan myös nimityksellä Peppol Access Point. Oscar Invoice -käyttäjänä sinulla on jo Peppoleita välittävän operaattorin valmiudet käytössäsi. Yrityksesi tulee vain ilmoittaa meille halukkuudesta rekisteröityä Peppol-verkostoon, jonka jälkeen sekä laskujen lähettäminen että vastaanottaminen suoraan Oscar-järjestelmääsi on mahdollista. Peppol-verkostoon rekisteröityneiden suomalaisten yritysten vastaanotto-osoitteet löytyvät jo nyt Verkkolaskuosoitteistosta kotimaisten verkkolaskuosoitteiden vierestä.
Käytännössä Peppol-siirtymäsi voi näyttää tältä:
1. Luot laskun tai muun sanoman järjestelmässäsi.
2. Lähetät laskun operaattorin välitettäväksi kuten minkä tahansa muunkin laskun.
3. Operaattori muuntaa laskun Peppol-standardin mukaiseen UBL-muotoon.
4. Lasku lähetetään Peppol-verkon kautta vastaanottajalle.
5. Ja siinä se!
Mikäli myös hankintasanomien välitys Peppol-verkostossa on organisaatiossanne ajankohtaista, onnistuu myös se Oscarin ratkaisujen avulla.
Peppol tulee – oletko valmis?
Vaikka Suomen verkkolaskutus järjestelmineen on toiminut loistavasti, kansainvälinen maailma painaa päälle. Peppol on täällä helpottaakseen kansainvälistä kaupankäyntiä ja tuodakseen lisätehoa liiketoimintaprosesseihin. Vaikka Peppol ei vielä näy kaikkien työpöydällä, se tulee yleistymään niin julkishallinnon kuin kansainvälisten asiakkaiden vaatimusten myötä.
Se, mitä voit tehdä jo nyt ennen ensimmäisen Peppol-sanomavaatimuksen saapumista, on varmistaa, että käytössäsi on kaikki siirtymää tukevat ratkaisut:
Finvoice 3.0 ja EU-standardin mukaiset verkkolaskut. Koska Peppol-verkostossa välitettäviltä sanomilta vaaditaan standardin mukaista sisältöä, tulee myös sinne lähetetyn laskusanoman täyttää nämä vaatimukset. Kun käytössäsi on uusimmat sanomaversiot ja EU-standardien mukaiset laskusisällöt, onnistuu Peppoliin sanomien välitys ongelmitta.
Laskujenvälitysratkaisut. Suomessa käytössä olevista verkkolaskujen välittäjistä vain operaattorit operoivat myös Peppol-yhteyspisteenä, jonka vuoksi laskuliikenne kannattaa siirtää hyvissä ajoin tulevaisuuden vaatimuksia tukevan laskujenvälitysratkaisun piiriin. Oscar Invoice -laskujenvälityksen operaattorit ovat mukana digitalisoimassa myös kansainvälistä kaupankäyntiä.
Peppol-sanomaliikenteen testaaminen. Onko asiakaskunnassasi jo nyt asiakkaita, joilla olisi valmius ottaa vastaan esimerkiksi laskusanomia Peppol-verkostossa? Tutun kumppanin kanssa kannattaa testata Peppol-valmiudet jo nyt, jolloin tiedätte tarkalleen mitä tehdä, kun ensimmäinen pyyntö Peppoleita vaativalta yritykseltä saapuu.
Jos kaipaat apua Peppoliin siirtymisessä, me Oscarilla autamme mielellämme!
Emilia Virtanen
Tuotepäällikkö, Talous
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
17.12.2024 / ERP-päiväkirja
ERP vuonna 2025
Tutustu toimitusjohtajamme näkemyksiin siitä, millainen ERP-järjestelmä on vuonna 2025. Miten teknologian kehitys, muokkaa liiketoiminnan ohjausta ja mitä yritysten kannattaa huomioida tulevaisuuden järjestelmiä valitessaan?
03.12.2024 / ERP-päiväkirja
Controllerin vinkit taloushallinnon vuodenvaihteeseen
Vuodenvaihde lähestyy ja taloushallinnon näkökulmasta se tarkoittaa usein kiireisiä päiviä ja tarkkoja aikatauluja. Tässä muutama muistutus ja vinkki, joilla varmistetaan, että vuosi vaihtuu mahdollisimman sujuvasti myös kirjanpidon ja taloudenhallinnan osalta.29.01.2025 / ERP-päiväkirja
Miksi ERP ei enää riitä vuonna 2025?
Uuden aikakauden vaatimukset ja mahdollisuudet Liiketoimintaympäristö on muuttunut huomattavasti siitä, kun ensimmäiset ERP-järjestelmät otettiin käyttöön. ERP-järjestelmät ovat toimineet jo kauan […]
06.11.2024 / ERP-päiväkirja