Taloushallinnon automaatioita ei kannata jättää käyttämättä, sillä rutiinityön määrää pienentämällä voit keventää arkea, minimoida virheiden mahdollisuutta ja ennen kaikkea vapauttaa aikaa tuottavaan työhön.
Meiltä kysytään usein, kuinka ohjelmistossamme hyödynnetään tekoälyä. Kysymys on ajankohtainen, sillä tekoälyratkaisut saapuvat yhä vauhdikkaammin osaksi ohjelmistoja ja tekoälystä on tulossa pätevä neuvonantaja ja sparrailukaveri myös taloushallinnon työssä. Tekoäly voi auttaa esimerkiksi oikeiden tiliöintitietojen valinnassa tai asiakkaiden maksukäyttäytymisen ennustamisessa historiadatan perusteella. Siltä voi myös kysyä vanhan ja uusitun lakisäädöksen erot sekunneissa ilman, että käyttäjän tarvitsee lukea kymmenien sivujen mittaisia säädöstekstejä löytääkseen muuttuneet kohdat.
Suurin osa talouden rutiiniprosessien ja manuaalisten työvaiheiden tehostamisen toimenpiteistä ei kuitenkaan vaadi avuksi varsinaisia tekoälyratkaisuja, vaan pelkällä ohjelmistoon rakennetulla automaatiolla voi säästää huomattavan määrän työtunteja. Taloushallinnon tyyppisessä toisteisessa työssä automaatioista on erittäin suuri hyöty, joten viimeistään nyt ne kannattaa ottaa tehokkaasti käyttöön.
Tekoäly, automaatio vai robotiikka?
Miten tekoälyratkaisut ja automaatioratkaisut sitten eroavat toisistaan? Usein tekoälystä ja automaatiosta puhutaan osin rinnakkain, vaikka niiden toimintaperiaatteet ja käyttötarkoitukset poikkeavat oleellisesti toisistaan. Tekoäly ei seuraa valmiita sääntöjä, vaan se tarvitsee toimintansa perustaksi dataa, jota käsittelemällä se oppii, ennustaa ja mukautuu.
Automaation tarkoitus on tehostaa manuaalisia työvaiheita, ja se perustuu sääntöpohjaisiin ennalta määritettyihin ohjeisiin sekä työnkulkuihin. Jo pelkästään ohjelmistoon rakennetuilla sääntöpohjaisilla automaatioilla voidaan saavuttaa hyötyjä monissa eri prosessien vaiheissa ja vapauttaa näin talousosaajien työaikaa liiketoiminnan kannalta kehittävämpiin tehtäviin. Automaation etu on myös se, että sen hyödyt saadaan käyttöönoton myötä nopeasti käyttöön, kun tekoäly taas tarvitsee toimiakseen runsaasti dataa, jonka hankkimiseen ja luotettavan analyysin muodostamiseen saattaa mennä paljonkin aikaa.
Automaation ja tekoälyn yhteydessä puhutaan myös robotiikasta, joka automaation tavoin liittyy toistuvien ja sääntöperusteisten tehtävien hoitamisen ilman ihmisen osallistumista. Robotiikasta puhuttaessa tarkoitetaan usein ohjelmistorobotiikkaa, jolla voidaan toteuttaa esimerkiksi käyttöliittymän käyttöön perustuvia tehtäviä, joita ihminen tavanomaisesti tekisi. Robotiikka keskittyy myös esimerkiksi tietojen siirtämiseen järjestelmien välillä tai vaikkapa asiakirjojen käsittelyyn. Automaatio onkin siis robotiikkaa laajempi käsite, joka kattaa kaikenlaisen tehtävien ja prosessien automatisoinnin.
Taloushallinnon automaation hyödyt ja haasteet
Automaation ansiosta työn tehokkuus taloushallinnon tehtävissä paranee, mutta lisäksi voit saavuttaa myös monia muita merkittäviä hyötyjä.
- Tarkkuus: Manuaalisessa tapahtumien syöttämisessä on aina näppäilyvirheiden mahdollisuus, joten usein on tehokkaampaa tallentaa järjestelmään tietyt säännöt vain kerran ja antaa automaation hoitaa loput.
- Riippumattomuus yksittäisestä työntekijästä: Automaatiota hyödyntäessäsi säännöt ja rutiinitoimenpiteet eivät ole yksittäisen työntekijän muistin tai läsnäolon varassa, vaan valtaosa kirjauksista hoituu myös silloin, kun henkilöt ovat lomalla tai muusta syystä poissa. Se lienee selvää, ettei rutiininomaisia toimenpiteitä kannata tehdä käyttäjän käynnistelemänä, vaan antaa ohjelman hoitaa työ ja ilmoittaa käyttäjälle vain sellaisista esiin nousevista poikkeamista, jotka vaativat ihmisen huomiota.
- Ajantasaisuus: Kun automaatio hoitaa valtaosan kirjanpidon rutiinikirjauksista, on järjestelmästä löytyvä tieto aina ajan tasalla ja voit hyödyntää tietoa nopeasti päätöksenteossa. Kassavirtasi pysyy aktiivisena myös työntekijöiden ollessa lomalla, kun automatiikka muodostaa ja lähettää laskut asiakkaille varaston toimituskuittaamista lähetteistä päivittäin.
Automaatiollakaan ei kuitenkaan voida paikata huonoa prosessia. Analysoi ja optimoi siis ennen automaation käyttöönottoa yrityksesi nykyiset prosessit. Jos ne perustuvat vielä manuaalisiin käytäntöihin, siirrä rutiinitapahtumien käsittely ensin järjestelmään, jotta automaatiolla voidaan tarttua eniten työllistäviin vaiheisiin.
Hyviä esimerkkejä prosessien merkityksestä ovat vaikkapa riskienhallinnan parantamisen automaatiot, kuten tietyn summarajan ylittävien laskun automaattinen lisäkierto, jota ei ole mahdollista ottaa käyttöön, mikäli laskujen kierrätyksen prosessi perustuu lähtökohtaisesti sähköpostitse laskujen kierrättämiseen. Automaattista pankin tilitapahtumien käsittelyä ja maksusuoritusten kohdistusta laskuihin ei voida hyödyntää, mikäli pankkitapahtumat ja tiliotteet käsitellään eri järjestelmässä kuin myynti- ja ostolaskut.
Jos nykyiset prosessisi vaativat paljon optimointia ennen automaation hyödyntämistä, yrityksessäsi tarvitaan myös muutosjohtamista. Lisäksi automaation onnistunut käyttö vaatii taustalleen laadukasta dataa, mikä edellyttää yrityksessä täsmällistä kirjauskulttuuria tapahtumien tallentamisessa. Jos esimerkiksi uusille asiakkuuksille jätetään toistuvasti tallentamatta yritystunnus tai osoitetiedot, ei automaattinen laskutusprosessi tuo hyötyjä, sillä näin laskut jäävät toistuvasti ihmisen korjattavaksi lähetyksen pysähdyttyä puutteellisiin tietoihin.
Hyödynnä esimerkiksi näitä talousohjelmiston automaatioratkaisuja
Taloustietojen reaaliaikaisuus paranee monien yritysten kohdalla jo sillä, että järjestelmässä automatisoidaan kaikenlaiset massa-ajot ja siirrot, joiden lopputulos ei manuaalisestikaan suoritettuna tuo lisätarkkuutta. Esimerkkejä tällaisista siirroista voivat olla mm.
- laskujen siirto reskontraan kauden päätteeksi
- ostolaskuaineistojen ja tiliotteiden noudon käynnistys tai
- viitesuoritusaineiston kohdistus myyntilaskuihin.
Kun automaatio käynnistää tällaiset rutiininomaiset noudot ilman käyttäjän käskyä, on reaaliaikainen tilanne havaittuine poikkeamineen odottamassa käyttäjiä aamulla jo ennen töiden aloittamista.
Pankkiyhteyden toimiessa kiinteänä osana järjestelmää, jossa laskut ja maksuerätkin käsitellään, päästään hyödyntämään myös pankkiaineistojen automaattista käsittelyä. Kun saapuneet viitesuoritukset kohdistuvat viitenumeroiden perusteella myyntilaskuille, tililtä lähtenyt maksuerän summa täsmää järjestelmän laskuihin ja järjestelmällä on tiedossa sama pankkitilin loppusaldo sekä pankista että kirjanpidosta, saattaa tiliotteen käsittely muuttua valtaosana päivistä tarpeettomaksi. Toimivaan automaatioon kuuluu toki aina viestintä käyttäjälle silloin, kun järjestelmä havaitsee jonkin käyttäjän huomiota vaativan poikkeaman.
Ostolaskujen tiliöinnissä päästään useimmissa tapauksissa kirjanpitovalmiiseen lopputulokseen toimittajan tiliöintisäännöillä, ostolaskun automaattisella täsmäyksellä tai toimittajan tiliehdotuksen tulkinnalla verkkolaskuaineistolta. Lisäämällä automaation päälle vielä tekoälyn täydentämät päättelyt, voidaan tapauskohtaisesti vaihteleville ennalta määrittelemättömille tiedoille, kuten sisäisille seurantakohteille ja hyväksyntäkierron jakelulistalle, löytää vielä valmiiksi täydennettyjä oletuksia.
Automaatio auttaa myös riskienhallinnassa järjestelmän hoitaessa laskujen ja maksuaineistojen tarkistuksen sekä maksujen hyväksynnän kontrollin. Järjestelmä voi yksinkertaisesti vertailla edellisellä ja uusimmalla laskulla olevia pankkitilinumeroita ja huomauttaa pankkitilien muutoksista käyttäjälle, ehkäisten näin varojen ohjaamista väärille pankkitileille.
Säännöllisessä toimeksiantosuhteessa maksajan on myös esimerkiksi tarkistettava laskuttajan ennakkoperintärekisterin tiedot ennen laskun maksamista. Myös tämän voi antaa automatiikan tehtäväksi. Näin käyttäjä saa tiedon, kun jonkin laskuttajan ennakkoperintärekisterin voimassaolo päättyy.
Pidä huoli, että käytössäsi on vähintään nämä:
- Perusrekisterit huolellisesti täydennetty
- Verkkolaskut laskujen vastaanottokanavana
- Skannauspalvelu
- Toimittajan tiliöintisäännöt tai oletustilit
- Pankkitapahtumien automaattinen käsittely
- Laskujen automaattilähetys tai ainakin reaaliaikainen reskontrasiirto
- Ostolaskujen kierrätys, tarvittavat lisämääritykset
- Automaattinen täsmäys
- Pankkitilien tarkistus laskuilla ja maksuissa
Kolme askelta automaation hyödyntämiseen
Miten sitten lähteä liikkeelle talouden automaation hyödyntämisessä? Käytä apunasi esimerkiksi seuraavaa kolmen kohdan suunnitelmaa:
1. Tunnista työvaiheet, joissa automatisointi tuo parhaat hyödyt
Kuvaa aluksi yrityksen erilaiset prosessit kehityskohtien tunnistamiseksi. Kun olet tunnistanut prosessien vaiheet, mieti niitä seuraavista näkökulmista:
- Mitkä työtehtävät vievät eniten aikaa?
- Mitkä työvaiheet ovat sellaisia, joiden suorittamiseen asiantuntevakaan käyttäjä ei pysty omalla toiminnallaan tuomaan juurikaan lisäarvoa?
- Missä manuaalisissa työvaiheissa esiintyy eniten virheitä ja olisivatko virheet vältettävissä, jos prosessin vaiheissa käytettäisiin aina ohjelmallista tarkistusta?
2. Selkiytä automatisoinnin tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista
Jotta saat sitoutettua käyttäjät automaation käyttöönottoon, mieti jo etukäteen, mitä hyötyjä siitä odotetaan. Turhien työvaiheiden poisto ja työajan kohdentaminen uusiin, mielekkäämpiin tai yritykselle lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin ovat lähes aina automaation avulla saavutettavia hyötyjä. Kun odotukset ovat tiedossa, voit myös seurata ja arvioida automaation tehokkuutta myöhemmin. Voit aloittaa automaation lisäämistä prosesseihin kokeilemalla sitä ensin pienemmällä osa-alueella ja laajentaa käyttöä kokemusten myötä.
3. Motivoi henkilöstöä automaation tuomilla eduilla
Kuten mikä tahansa muutosprojekti, myös automaation hyötyjen valjastaminen jokapäiväiseen käyttöön vaatii työntekijöiden sitoutumista. Erityisesti taloushallinnon automaation hyödyntämisessä henkilöstölle kannattaa painottaa, että automaation tarkoitus ei ole korvata työntekijöitä, vaan lisätä työn mielekkyyttä ja kehittää työn sisältöä enemmän asiantuntijuutta hyödyntäväksi. Automaatiot tuovat parhaimmillaan etuja kaikille osapuolille.
Oscarin toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa monipuolisen automaatioiden käytön ja sitä kautta entistä paremman keskittymisen oman liiketoiminnan kasvattamiseen. Lue lisää ja varaa tapaaminen, niin kerromme mahdollisuuksista tarkemmin!
Sinua saattaa kiinnostaa myös nämä:
28.02.2025 / Artikkeli
Kumppanuutta molempiin suuntiin
Palvelu- ja tuotetarjoajien merkitys kokonaisvaltaisina kumppaneina on nykypäivänä paljon suurempi kuin aiemmin. Hyvä järjestelmätoimittaja on parhaimmillaan enemmänkin strateginen kumppani, joka näkee kokonaiskuvan liiketoiminnan kehityksen pyörteissä.
24.02.2025 / Artikkeli
Rohkeudella ja can do -asenteella alan edelläkävijäksi – Oscar täyttää 20 vuotta
Kaksikymmentä vuotta sitten alkoi matka, joka vaatinut rohkeutta ja uskoa omaan tekemiseen. Tänään Oscar on suomalaisen ERP-kehityksen edelläkävijä, joka on kasvanut pienestä tiimistä merkittäväksi toimijaksi. Tässä artikkelissa Oscarin pitkäaikaiset tekijät muistelevat menneitä ja katsovat vähän myös tulevaan.
05.02.2025 / Artikkeli
Rekisteri vai liiketoiminnan kuva? Näin teollisuuden ERP-järjestelmä parantaa liiketoimintaprosesseja ja tehokkuutta
Teollisuuden yrityksissä ERP-järjestelmän tehokkuus on pitkälti kiinni siitä, pidetäänkö sitä pakollisena pahana vai luontevana osana arkista toimintaa.
16.01.2025 / Artikkeli